Interoperabilität, die koordiniert: Wie integrierte Terminplanung klinische Abläufe steuert
Terminplanung gehört zu den am stärksten unterschätzten Prozessen im Krankenhausalltag. Sie entscheidet darüber, ob Ressourcen sinnvoll genutzt werden, Patienten gut vorbereitet erscheinen und OP-Kapazitäten effizient ausgelastet sind. Gleichzeitig ist sie von zahlreichen Abhängigkeiten geprägt: medizinische Voraussetzungen, personelle Verfügbarkeiten, räumliche Ressourcen und die Einbindung der Patientinnen und Patienten selbst.
Im UWS-Verbund zeigt das Mitglied Imilia mit seiner Lösung Timerbee, wie Terminplanung durch Interoperabilität zu einem steuerbaren und transparenten Prozess wird – von der ersten Anfrage bis zur Durchführung komplexer Eingriffe. Timerbee fungiert dabei als zentrales Cockpit, in dem medizinische, organisatorische und personelle Informationen zusammenlaufen.
Use Case: Terminplanung von zu Hause aus – strukturiert statt telefonisch
Aus Sicht der Patientinnen und Patienten beginnt der Prozess heute nicht mehr am Telefon, sondern online. Über digitale Terminportale können einfache Termine direkt gebucht werden, während bei komplexen Untersuchungen oder operativen Eingriffen ein strukturierter Anfrageprozess greift.
Patientinnen und Patienten stellen zunächst eine Terminanfrage und übermitteln relevante Informationen. Über das PLANFOX-Patientenportal werden anschließend Dokumente und Checklisten bereitgestellt, die vor der Terminfreigabe auszufüllen sind. Nach Sichtung der Angaben geben Mitarbeitende die Anfrage frei. Erst dann kann der konkrete Termin online gebucht werden – direkt eingebettet aus Timerbee heraus. Der bestätigte Termin wird automatisch im Portal angezeigt und steht allen Beteiligten konsistent zur Verfügung.
Integration entlang der klinischen Kette
Damit dieser Prozess nicht isoliert bleibt, ist Timerbee tief in die bestehende Systemlandschaft integriert. OP-Termine werden an das KIS CLINIXX übergeben und dort für die klinische Steuerung verfügbar gemacht. Parallel fließen OP-relevante Informationen wie Eingriffsart oder weitere Faktoren an ID DIACOS®, um Kodierung und Dokumentation vorzubereiten.
Auf Basis von Patienten-, Medikations- und Risikodaten, die zuvor über Checklisten im Patientenportal erhoben wurden, lassen sich Anästhesieprotokolle automatisch anlegen. Am Tag der Operation werden dann von der Anästhesiedokumentation Planungsdaten und Zeitangaben – etwa Schnitt- und Nahtzeiten – von LOWTeq an Timerbee übertragen. Dies ermöglicht eine Steuerung des OP-Betriebs in Echtzeit.
Im ambulanten Kontext ist Timerbee zudem mit MVZ-Systemen wie medatixx, x.vianova und x.concept verbunden. Verfügbarkeiten werden direkt aus den jeweiligen Terminkalendern abgefragt, online gebuchte oder geänderte Termine automatisch zurückgespielt. Patienten- und Falldaten werden konsistent zwischen Portal, Planung und MVZ-Software synchronisiert.
Live-Steuerung statt statischer Planung
Der Mehrwert der Integration zeigt sich besonders am Tag des Eingriffs. Tatsächliche Schnitt- und Nahtzeiten werden aus LOWTeq an Timerbee zurückübertragen. Damit entwickelt sich Timerbee vom statischen Planungstool zum zentralen Cockpit für die OP- und Ressourcensteuerung. Verschiebungen werden unmittelbar sichtbar, Umplanungen können in Echtzeit erfolgen. OP-Manager erhalten so eine belastbare Entscheidungsgrundlage, um Kapazitäten besser auszunutzen, Überstunden zu vermeiden und Randzeiten zu reduzieren.
Interoperabilität mit Mehrwert
Der Use Case Terminplanung macht deutlich, welchen Mehrwert Interoperabilität im Klinikalltag entfalten kann. Patientinnen und Patienten profitieren von einer digitalen, transparenten Koordination ohne Telefonate und von der Möglichkeit, auch komplexe Termine strukturiert anzufragen. Mitarbeitende gewinnen Übersicht und Kontrolle: Terminanfragen werden digital erfasst, asynchron bearbeitet und gemeinsam gesteuert – statt in E-Mail-Postfächern oder auf Notizzetteln zu landen.
Für das OP-Management entsteht durch die Verbindung mit LOWTeq ein konsistenter Datenfluss, der Planung, Durchführung und Nachbereitung miteinander verknüpft. Live-Daten ermöglichen eine bessere Auslastung der OP-Säle und reduzieren organisatorische Reibungsverluste.
Ein Blick nach vorn
Mit der geplanten Anbindung der Dienstplanung von SIEDA wird der Ansatz konsequent weitergeführt. Dienstpläne können künftig automatisch in der Terminplanung berücksichtigt werden. Verfügbarkeiten von Ärztinnen und Ärzten fließen direkt in die Planung ein – auch dann, wenn Termine durch externe Akteure wie Patientinnen, Patienten oder Zuweiser angestoßen werden.
Kurzfristige Personalausfälle lassen sich durch automatisierte Anpassungen abfedern, Konflikte zwischen Termin- und Dienstplanung werden frühzeitig sichtbar. Damit entwickelt sich Terminplanung zu einem zentralen Steuerungsinstrument, das medizinische, organisatorische und personelle Aspekte zusammenführt – interoperabel, transparent und zukunftsfähig.
Bleiben Sie dran: Wir zeigen, wie Interoperabilität in der Praxis funktioniert. Und lernen Sie uns kennen! Sie finden uns auf der DMEA in Halle 3.2 Stand A-102.
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