Interview mit den Experten für Dienstplanung von SIEDA
Die Kaiserslauterer SIEDA GmbH ist seit 10 Jahren Mitglieder bei United Web Solutions. Das Gründungsmitglied entwickelt seit 30 Jahren Dienstplan-Software für das Gesundheitswesen. Weil nicht jedes Unternehmen dieselben Bedürfnisse hat, hält sie verschiedene Lösungen bereit. Große Kliniken beispielsweise benötigen eine Software, die automatisch alle Flächentarife und Verordnungen mit einbezieht und Daten aus dem KIS und anderen Fachlösungen übernimmt. In Arztpraxen, MVZ oder der Pflege wird dagegen eher eine selbsterklärende, flexible Lösung benötigt. So wie die Online Dienstplanung biduum, die als Cloud-Software ohne Installation auf Rechnern vor Ort auskommt. Sie sorgt für mehr Transparenz und Mitarbeiterbeteiligung, spart Zeit und Kosten und hat dabei das fundierte Know-How der SIEDA im Rücken.
Die Produktmanager David Lelle und Bilgin Gültekin erklären im Interview, welche Vorteile biduum außerdem bietet.
OC:Planner oder biduum?
Selbstverständlich können die SIEDA-Alternativen OC:Planner und biduum auch getrennt voneinander eingesetzt werden, etwa in Krankenhäusern/Kliniken mit angeschlossenem MVZ. Während Ärzte, Ärztinnen und Pflegekräfte mit OC:Planner geplant werden, reicht für die Mitarbeitenden des MVZ auch das preisgünstige biduum aus.
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Es gibt zahlreiche Dienstplan-Lösungen am Markt. Was macht biduum so besonders?
David Lelle: Da ist zunächst die moderne und besonders schlanke Oberfläche zu nennen, die bei aller Tiefe der Funktionen und Möglichkeiten einen schnellen Einstieg in die neue Software ermöglicht. Viele unserer Kunden bestätigen uns, wie selbsterklärend biduum ist.
Bilgin Gültekin: Hinzu kommt, dass man bei biduum keine zeitlich begrenzte Testphase benötigt. Für bis zu fünf Anwender ist die Version biduum FREE sogar absolut kostenlos – und das dauerhaft!
Ist in dieser Gratis-Version der Dienstplan-App der Funktionsumfang eingeschränkt?
David Lelle: Nein, in der Variante biduum FREE ist bereits der volle Basisumfang enthalten, also alle Funktionen wie Dienstplanung, Urlaubs-/Abwesenheitsplanung, Zeiterfassung und natürlich das praktische Mitarbeiterportal, über das man beispielsweise auf dem Smartphone Arbeitszeiten bucht, sich auf Schichten bewirbt oder von unterwegs Urlaub beantragt.
Werden neue Anwender bei ihren ersten Gehversuchen mit biduum unterstützt?
David Lelle: Wir bieten allen Interessenten und Neukunden kostenlose Live-Demos oder kurze Frage-Antwort-Termine an, die direkt über die Website gebucht werden können. Auch ein Basis-Inhouse-Support ist bereits in biduum FREE enthalten. Daneben stehen Online-Hilfen, Erklärvideos und das biduum Hilfeforum mit vielen FAQs zur Verfügung. Die Anwendung selbst unterstützt die Anwender mit verschiedenen Tutorials und Infoboxen.
„Für bis zu fünf Anwender ist die Version biduum FREE absolut kostenlos – und das dauerhaft! So benötigt man keine zeitlich begrenzte Testphase.“
Kann man mit der FREE-Variante starten und später zu einer anderen Version wechseln?
David Lelle: Das geht problemlos. Wir sind traditionell auf das Gesundheitswesen fokussiert, biduum ist aber auch für andere Branchen perfekt geeignet. Nehmen wir als Beispiel das kleine Café um die Ecke, das biduum FREE zunächst im Echtbetrieb mit seinen fünf Mitarbeitenden dauerhaft kostenlos nutzt. Laufen die Geschäfte gut und kommen Mitarbeitende hinzu, ist ein Wechsel zu biduum PRO jederzeit problemlos möglich. Und das Beste: Auch in der Version PRO werden fünf Mitarbeitende weiterhin gratis geplant.
Bilgin Gültekin: Unsere PRO-Kunden können auch einen erweiterten Inhouse-Fachsupport oder – bei Bedarf – ausführliche Services zum Onboarding in Anspruch nehmen. Außerdem kann man Module wie beispielsweise eine Schnittstelle für die Lohnabrechnung hinzubuchen. Enterprise-Kunden bieten wir außerdem verschiedene Möglichkeiten des Brandings und der Integration in die eigene IT-Landschaft an, so dass biduum wie eine unternehmenseigene Anwendung wahrgenommen wird.
Kommen wir zurück zu den Basisfunktionen. Wie geht das mit der Online Dienstplanung?
David Lelle: Man kann in biduum Dienste beziehungsweise Schichten individuell einrichten, die man mit Kürzeln versieht. Regelmäßige Dienste richtet man dann als Schichtfolgen ein. Das geht ganz einfach per Drag & Drop oder Copy/Paste, Power-User nutzen gern auch die Tastatureingabe.
Und in diesen Diensten oder Schichten verplant man dann die Mitarbeitenden?
David Lelle: Für die eigentliche Personaleinsatzplanung gibt es die Funktion Besetzungsplanung. Darin definiert man zunächst den Bedarf an Mitarbeitenden und Qualifikationen als Besetzungsanforderung. Anschließend weist man die entsprechenden Personen mit der passenden Qualifikation zu.
Bilgin Gültekin: Alternativ kann man die offenen Dienste und Schichten im Mitarbeiterportal von biduum ausschreiben. So kann sich jeder Mitarbeitende darauf bewerben und an der Planung teilhaben.
Muss ich die Planungsprozesse manuell durchführen oder gibt es Hilfestellung durch biduum?
David Lelle: biduum unterstützt den Dienstplaner bei der Erstellung des Dienstplans in vielfacher Weise. So errechnet das Programm beispielsweise automatisch die anteiligen Tagesarbeitszeiten aufgrund einer vorgegebenen Monatsarbeitszeit, berücksichtigt Zuschläge, – etwa für Dienste zu ungünstigen Zeiten -, rollt auf Knopfdruck vordefinierte Schichten über Wochen und Monate aus oder warnt vor Überschreitungen von maximalen Monatsarbeitszeiten. Das ist vor allem bei der Beschäftigung von Minijobbern wichtig.
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Kann man mit biduum auch Arbeitszeiten erfassen?
David Lelle: Ja, dank biduum benötigt man für die elektronische Zeiterfassung kein teures Wandgerät, sondern kann sich einfach auf einem vorhandenen PC oder Tablet per Internet-Browser in ein so genanntes Software-Terminal einloggen. Das Erfassen der Arbeitszeit kann dabei per Stempeluhr – also Kommen oder Gehen – oder manuell erfolgen, auch Nacherfassungen sind möglich. Dasselbe funktioniert wie erwähnt auch über das Mitarbeiterportal auf dem Smartphone der Mitarbeitenden.
Diese Zeiterfassung muss man aber nicht zwingend nutzen?
David Lelle: Auch wenn ich die Erfassung von Arbeits- und Pausenzeiten empfehlen würde, – der Arbeitgeber muss dies von Rechts wegen ermöglichen -, kann man biduum selbstverständlich auch ohne diese Funktion nutzen. Wer keine individuelle Zeiterfassung wünscht, kann auch Regeldienste und feste Pausenzeiten einrichten, beispielsweise eine Schicht von 8-17 Uhr mit Pause von 12-13 Uhr. Dann wird für die Mitarbeitenden im Hintergrund ein Stundenkonto geführt, auch wenn sie gar nicht aktiv ein- und ausbuchen.
Und wenn man seine Pause nicht zu dieser Zeit nehmen kann?
David Lelle: Wenn Pausenzeiten vorgegeben sind und man gerade mitten in einer Behandlung steckt, kann man manchmal nicht einfach um Punkt 12 Uhr alles stehen und liegen lassen und seine Pause antreten. Deshalb gibt es in biduum keine Verbote für solche Verletzungen der Pausenregelung. Stattdessen erstellt die Anwendung automatisch eine Warnmeldung, um daran zu erinnern, die gesetzlich vorgeschriebenen Mindestpausen nach der Behandlung nachzuholen.
biduum hilft also beim Einhalten rechtlicher Vorgaben?
David Lelle: Genau, biduum prüft aber im Hintergrund nicht nur die Pausen-, sondern auch Tages-, Wochen- und Monatsarbeitszeiten und die Ruhezeiten zwischen Schichten auf die Vorgaben des deutschen Arbeitszeitgesetzes hin. Dasselbe gilt übrigens für die Arbeits- und Arbeitszeitgesetze in der Schweiz und in Österreich, deren Regelungen ebenfalls in biduum implementiert sind. So ist man rechtlich immer auf der sicheren Seite.
„biduum ist geballtes Dienstplan-Know-how in moderner Form. Es unterstützt den Dienstplaner bei der Erstellung des Dienstplans in vielfacher Weise. Die Regelungen der Arbeitszeitgesetze in Deutschland, Österreich und der Schweiz werden natürlich automatisch berücksichtigt.“
Berücksichtigt biduum Vorgaben bezüglich der Qualifikation von Mitarbeitenden, zum Beispiel in der Pflege?
David Lelle: Anhand des Einsatzprofils der Pflegekräfte kann man bereits im Planungsprozess deren Qualifikationen und Einsatzmöglichkeiten abrufen. Auch sie können wie die Dienste selbst individuell definiert und eingeordnet werden. Die Stammdaten im Einsatzprofil kann man jederzeit ändern und dank Historisierung der Daten auch stets zurückrechnen, wann die Änderungen vorgenommen wurden und ab wann eine Person mit einer neuen Qualifikation eingesetzt wurde.
Bilgin Gültekin: biduum warnt automatisch vor Unterbesetzungen und zeigt auch personelle Überbesetzungen an, um dem Dienstplaner die Arbeit zu erleichtern und Kosten zu sparen.
Gibt es in biduum auch einen Genehmigungsprozess durch Vorgesetzte?
Bilgin Gültekin: Ja, denn auch dieser Schritt ist in vielen Branchen – um bei dem Beispiel Pflege zu bleiben – erforderlich oder gewünscht. In biduum kann man optional einen solchen Genehmigungsprozess des Dienstplans durch den Vorgesetzten aktivieren.
David Lelle: Wie der Planungsverantwortliche, kann auch der Vorgesetzte die Mindestbesetzung oder Vorgaben wie etwa vorwärtsrotierende Schichten checken und natürlich alle Einsatzprofile der Mitarbeitenden prüfen, ehe er seine Freigabe für den Dienstplan-Entwurf erteilt. Wird der Dienstplan anschließend veröffentlicht, kann er sofort im Mitarbeiterportal von biduum abgerufen werden.
Wie funktioniert dieses Mitarbeiterportal?
David Lelle: Jeder Mitarbeitende kann über den Browser seines Smartphones oder eines anderen Endgeräts sein persönliches Mitarbeiterportal öffnen. Darin findet er unter anderem den Dienstplan für seinen Arbeitsbereich und seine Abteilung, seine erfassten Arbeitszeiten, Urlaube und Benachrichtigungen. Außerdem stehen Infos zur Besetzung seiner Schichten bereit, so dass er sehen kann, wann und mit wem es zeitliche Überschneidungen gibt. Das ist zum Beispiel für Arbeitsplatzübergaben oder bei Abstimmungen wie der Urlaubsplanung wichtig.
Kann man in biduum neben Urlaub auch andere Abwesenheiten eintragen?
David Lelle: Urlaub und Krank sind aufgrund der rechtlichen Bestimmungen bereits in biduum voreingestellt. So muss beispielsweise laut Bundesurlaubsgesetz bei Ablehnung eines Urlaubsantrags eine Begründung erfolgen. Durch die Voreinstellungen wird verhindert, dass solche Regelungen übersehen werden. Daneben kann man aber auch eigene Abwesenheiten wie Fortbildung, Elternzeit und so weiter selbst definieren.
Bilgin Gültekin: Sehr praktisch im Zusammenhang mit Urlaub ist übrigens der Internetkalender, mit dem man als Mitarbeiter seine Dienste und Abwesenheiten über das Smartphone in seinen privaten Kalender exportieren oder als Link an Partner weitergeben kann. Das erleichtert die Planung innerhalb der Familie enorm.
Kann man elektronische Dienstpläne eigentlich auch aushängen?
David Lelle: Für Aushänge oder zu Offline-Überarbeitungen kann man selbstverständlich Dienstpläne, Arbeitszeitkonten, Urlaubskalender und so weiter auch als Berichte ausdrucken. Einige Berichte sind dazu im praktischen PDF-Format gehalten, die meisten aber stehen als Excel-kompatible Dateien zur Verfügung, so dass man gleich auch noch eigene Auswertungen damit vornehmen kann.
Bilgin Gültekin: Auch wenn biduum als Web-App über den Browser auf allen Endgeräten funktioniert, empfehlen wir für das Durchführen von Planungsprozessen und Auswertungen der Übersichtlichkeit halber einen PC, Laptop oder ein Tablet. Das Smartphone dürfte dagegen für die meisten Mitarbeitenden die erste Wahl sein. Das hat man schließlich auch am Feierabend in Griffweite.
Referenzpraxis im Interview
biduum ist mehr als nur Dienstplanung oder Zeiterfassung. Das System vereinfacht die Arbeit als Praxismanagerin in vielen Bereichen. Und wenn doch mal Probleme auftauchen, ist man damit nicht alleine, sondern kann immer noch beim Support im Hintergrund wegen einer Lösung anfragen.“
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Zum Abschluss: Wie wichtig ist eine digitale Dienstplanung in Zeiten von Fachkräftemangel und zunehmenden Wünschen nach einer ausgewogenen Work-Life-Balance?
biduum bringt Flexibilität und bindet die Mitarbeitenden aktiv in die Personalplanungsprozesse mit ein. Die vielen Gestaltungsmöglichkeiten und die Transparenz einer App wie biduum kennzeichnen einen modernen Arbeitgeber. Deshalb erleichtert die Anwendung nicht nur die Dienstplanung, sondern bedeutet auch einen Wettbewerbsvorteil im Rennen um qualifizierte und zufriedene Mitarbeitende.
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