Individuelle IT-Landschaft bringt Flexibilität und Anwenderzufriedenheit
Die Urologische Klinik München-Planegg stellt sich ihre IT-Landschaft individuell zusammen. Das Ziel ist es, maximalen Nutzen für die Anwenderinnen und Anwender zu schaffen. Dabei setzt das Haus auf Spezialisten, die ihre Lösungen tief miteinander verzahnen. Stand Dezember 2024 sind sechs Mitglieder der United Web Solutions for Healthcare e.V. damit betraut, eine IT-Landschaft nach dem Best of Breed Prinzip zu gestalten. Im zweiten Halbjahr 2025 folgt mit der Anbindung des Patientenportals von PLANFOX das siebte Mitglied.
Gründe für und Anforderungen an Best of Breed Installationen
Die medizinische Versorgung und die Prozesse im Krankenhaus sind komplex, Fachpersonal gibt es immer weniger, die Anforderungen für Qualitätsnachweise sind hoch und zudem ist wirtschaftliches Arbeiten wichtig, um zu bestehen. Die Urologische Klinik München-Planegg (UKMP) vertraut auf Digitalisierung, um allen Mitarbeitenden das bestmögliche Arbeitsumfeld zu bieten und Leistungen wie Qualität umfassend nachzuweisen. Mit einer IT-Landschaft, die nach dem Best of Breed Prinzip konzipiert wurde, arbeiten die 280 Mitarbeitenden nahezu papierlos. Silke Leppin ist als Verwaltungsleiterin und Prokuristin für das Wohl der Menschen, die in der Fachklinik arbeiten, verantwortlich. Deshalb ist es ihr wichtig, dass jede und jeder Mitarbeitende so gut wie möglich bei der Arbeit unterstützt wird: „Spezialisten sind einfach besser bei ihrer Arbeit, das gilt für uns als Fachklinik für urologische Eingriffe, ebenso wie für Anbieter, die sich bei der Entwicklung einer Software auf ein Fachgebiet der medizinischen Versorgung konzentrieren. Das hat einen Effekt auf die Zufriedenheit der AnwenderInnen.“ Ihr Kollege Arthur Rehak verantwortet die IT. Er beschreibt die IT-Landschaft wir folgt: „Unsere IT-Subsysteme sind zum großen Teil Web-Applikationen, also Browser-basierte Anwendungen, die einfach zu handhaben und immer verfügbar sind. Weil man keine Software lokal installieren muss, ist der Rollout einfach. Damit bin ich happy.“ Selbstverständlich steht und fällt die Zufriedenheit der AnwenderInnen damit, dass sie möglichst in nur einem System beziehungsweise einem vertrauten Arbeitsplatz arbeiten. Leppin ergänzt: „In einer heterogenen IT-Landschaft wie unserer ist die Integration entscheidend für den Erfolg. Fast all unsere Systeme sind tief mit dem KIS CLINIXX® von AMC verzahnt, so dass die Anwendenden stets auf alle Daten und auf Funktionen von Fachlösungen für beispielsweise Pflege und Medikation zugreifen können. Dabei arbeiten sie stets in der vertrauten Umgebung und müssen sich nur in einem System anmelden.“
So funktioniert Best of Breed: Projekte und Auswahl neuer Lösungen
„Wir uns stellen uns vor jeder Systemeinführung die Fragen: Seid ihr bereit, Eure Daten mit anderen Systemen zu teilen? Und habt ihr schon einmal was mit AMC gemacht?,“ fasst Silke Leppin die wichtigsten Fragen vor jeder Systemauswahl zusammen. „Normalerweise müssen wir als Privatklinik nicht ausschreiben. Als wir KHZG-Mittel beantragt haben, war das natürlich anders. Deshalb freuen wir uns, dass es zu fast allem, was wir ausgeschrieben haben, Lösungen aus dem Verband der United Web Solutions gibt. Da wissen wir, dass in der Regel bereits Schnittstellen vorhanden sind und dass die Anbieter gut miteinander sprechen.“ Doch die Klinik hat auch Systeme im Haus, deren Hersteller nicht bei United Web Solutions engagiert sind. Wenn in Planegg die Auswahl einer neuen Software ansteht, schauen Rehak und Leppin zunächst, ob von den Firmen, deren Produkte sie bereits nutzen, eine Lösungen angeboten wird und schließlich spricht auch die Mitgliedschaft bei United Web Solutions für einen Anbieter. Dazu Leppin: „Am liebsten habe wir eine Blumenstrauß mit wenigen ausgewählten Sorten. Es war für uns beispielsweise klar, dass wir bei der Digitalisierung des Medikationsprozesses den Weg mit ID-Berlin gehen wollen. Wir nutzen bereits im Bereich der Codierung und im Medizin-Controlling Produkte des Berliner Unternehmens.“
„Wir stellen uns vor jeder Systemeinführung die Fragen: Seid ihr bereit, Eure Daten mit anderen Systemen zu teilen? Und habt ihr schon einmal was mit AMC gemacht?,“ fasst Silke Leppin die wichtigsten Fragen vor jeder Systemauswahl zusammen.
Arthur Rehak beschreibt die IT-Landschaft der UKMP wir folgt: „Unsere IT-Subsysteme sind zum großen Teil Web-Applikationen, also Browser-basierte Anwendungen, die einfach zu handhaben und immer verfügbar sind. Weil man keine Software lokal installieren muss, ist der Rollout einfach. Damit bin ich happy.“
Kriterien zur Auswahl eines IT-Anbieters im Team UKMP:
- Interoperabilität: der Anbieter muss bereit sein, Daten weiterzugegeben.
- Gestaltungsmöglichkeiten: Die Lösung soll wachsen können und nach den Vorstellungen und Bedürfnissen der Klinik gestaltet werden.
- Anwenderorientierung: Die Software muss einen Mehrwert für die Mitarbeitenden bringen.
- Moderne Technologie: Cloud-fähige und webbasierte Lösungen sind uns wichtig.
- Kosten: Auch der Preis ist entscheidend. Wir blicken insbesondere auch auf die laufenden Kosten für Wartung und Support.
Integration ist der Schlüssel zum Erfolg, mit Schnittstellen, die funktionieren.
Damit der Datenaustausch in einer heterogenen IT-Landschaft funktioniert, müssen die Schnittstellen zwischen den Systemen reibungslos arbeiten. Für die UKMP koordiniert ein zentraler Schnittstellenserver den Datenfluss zwischen den Systemen. Silke Leppin erläutert: „Wir brauchen Datenverfügbarkeit in allen Systemen. Bereits 2009 hatten wir die Vision, alle Organisationseinheiten unseres Unternehmens miteinander zu vernetzen. Damals sind wir mit CLINIXX® und x.vianova® von medatixx gestartet, um die komplette ambulante, vor-, voll-, teil- und nachstationäre Behandlungskette in unserer neuen IT-Lösung durchgängig abbilden zu können. Wir können heute innerhalb des KIS alle Daten aufrufen, die die AnwenderInnen brauchen. Die Web-Verknüpfung zum Beispiel vom CLINIXX® KIS zur Pflegelösung apenio® oder zur Medikation von ID ist toll, die Anwendenden bleiben in ihrem System.“ Alle Fäden laufen in Punkto Schnittstellen beim KIS-Anbieter AMC zusammen. AMC betreut den Mirth-Connect Server und sorgt dafür, dass sich die Systeme austauschen. Rehak erläutert: „Wichtig ist, dass die Schnittstellen auch nach einem Update in einem der Systeme noch funktionieren. Dafür ist es gut, wenn man einen Ansprechpartner hat, der sich kümmert. Unsere Schnittstellen arbeiten meist stabil, jedoch können Updates zu kleineren Herausforderungen führen. Dank klarer Verantwortlichkeiten und fixer Ansprechpartner bei den Anbietern werden solche Probleme effizient gelöst.“
Immer einen Ansprechpartner, der den Kunden kennt
Die enge Zusammenarbeit zwischen den IT-Partnern im Verband der United Web Solutions und der Klinik sorgt für reibungslose Prozesse. Direkt erreichbare Ansprechpersonen sind ein großes Plus. Sowohl Frau Leppin als auch Herr Rehak setzen voraus, dass sie einen persönlichen Ansprechpartner haben. Dazu Leppin: „Wir landen sehr selten in einer Hotline und das empfinde ich als sehr positiv. Die durchweg mittelständischen Firmen haben in der Regel eine geringe Fluktuation bei den Mitarbeitenden, sodass wir mittlerweile viele kompetente Menschen persönlich kennen. Da merkt man auch die durchweg flachen Hierarchien. Bei unserem PDMS-Anbietern, der nicht aus dem UWS-Umfeld kommt, kann ich nicht mal so eben anrufen.“ Ihr Kollege Rehak ergänzt: „Tatsächlich haben wir mit AMC, unserem KIS Anbieter, einen zentralen Koordinator dabei, der auch die Abstimmung mit den Partnern vornimmt. Das hilft vor allem bei Neu-Einführungen sehr. Die Firmen stimmen sich hinter den Kulissen ab. Ich muss manches gar nicht wissen, das können die Anbieter unter sich ausmachen. Das Miteinander hat sich in den letzten Jahren deutlich verbessert.“
Eine Installation, die flexibel wächst – auch mit KHZG-Förderungen für Pflege, Leistungserfassung und Medikation
Gestartet hat die Zusammenarbeit mit der Auswahl des CLINIXX® KIS von AMC und der MVZ Lösung x.vianova von medatixx im Jahr 2009. „Bereits 2009 haben wir uns für die Kombination AMC und medatixx entschieden. Das ist das Fundament unserer IT-Landschaft und das war eine gute Entscheidung,“ sagt Rehak. Damals war es wichtig, dass die Daten von Patienten, die sich in der Ambulanz vorgestellt hatten, auch im KIS zur Verfügung standen, wenn diese für einen stationären Eingriff in die Klinik kamen. Zur Codierung der Leistungen und für das Medizinische Controlling nutzt die Klinik ID DIACOS® und ID EFIX®, des Berliner Unternehmens ID. Beide Systeme sind ebenfalls an CLINIXX® angebunden und empfangen die Daten, die für die Abrechnung relevant sind. Weil ID somit bereits im Haus war und die Integration gut funktioniert, haben sich Leppin und Rehak dafür entschieden, die Medikation mit ID MEDICS®, ebenfalls einer Software von ID, zu digitalisieren. Dazu Leppin: „Wir wissen einfach aus Erfahrung, dass die Zusammenarbeit zwischen AMC und ID funktioniert. Warum sollten wir also hier auf eine andere Lösung setzen.“ Im Sommer 2023 haben Leppin und Rehak mit ihrem Team zudem den Schritt in die digitale Pflegedokumentation umgesetzt. Dabei sind in einem gestaffelten Zeitraum das CLINIXX ® KIS erweitert, sowie die digitale Medikationsdokumentation ID MEDICS® und die digitale Patientendokumentation apenio® neu eingeführt worden. Die Urologische Klinik München Planegg bildet nun neben dem gesamten Pflegeprozess (basierend auf den Vorlagen der WHO), eine für die Fachklinik angepasste Kurve, die Wunddokumentation, Skalen, Protokolle und den ärztlichen Bereich der Patientenakte komplett digital ab.
Die Projekte Patientendokumentation und Medikation sind im Rahmen des KHZG für den Fördertatbestand 3 „elektronische Dokumentation von Pflegeleistungen“ beziehungsweise 5 „digitales Medikationsmanagement“ umgesetzte worden. Ebenfalls mit KHZG-Förderung wurden Digitalisierungsprojekte für die Fördertatbestände 2 „Patientenportale“ und 6 „Digitale Leistungsanforderungen“ umgesetzt beziehungsweise angestoßen.
Vernetzte Digitalisierung auch mit Lösungen für administrative Themen
Und auch im nicht-medizinischen Bereich setzt die Klinik Lösungen von Mitgliedern der United Web Solutions ein. Für die Personalplanung wurde Ende 2022 OC:Planner der Firma SIEDA eingeführt und im Jahr 2023 erfolgreich produktiv genommen. Auch hier gibt es eine Anbindung an das CLINIXX® KIS. Ein klinikspezifisches Modul für die Personalplanung unterstützt die Berechnung der Pflegepersonaluntergrenze, die in der PpUGV festgelegt ist. Weil die PpUGV-Belegungsdaten aus CLINIXX® nach OC:Planner importiert werden, minimiert sich der ansonsten hohe manuelle Aufwand, die Belegungsdaten je Tag/Nacht und Station zu ermitteln. Mit dem Modul PpUGV der Dienstplan-Software OC:Planner fällt es dem Controller leicht, die im Rahmen der PpUGV geforderten, statistischen Daten fristgerecht an das InEK-Datenportal (Institut für das Entgeltsystem im Krankenhaus GmbH) zu liefern und dabei gleichzeitig den Dokumentationsaufwand zu minimieren.
Das aktuellste Projekt ist die Einführung der d.velop healthcare suite von der Firma d.velop mit dem Ziel komplett papierlos zu arbeiten und keine Papierakten mehr zu archivieren. Das System zum Dokumentenmanagement wurde 2023 in Betrieb genommen, seit Anfang 2024 werden auch alle Papiere, die der Patient mitbringt, digitalisiert. „So können wir Zeit und Papier sparen“, fasst Leppin die Vorteile dieser Integration zusammen. „Bei Wiederkehrern kann der oder die Behandelnde direkt aus dem KIS auf alle Dokumente im Archiv zugreifen, die wir je zum Patienten auch in anderen Systemen hatten.“ Der Aufruf der Dokumente aus der d.velop healthcare suite erfolgt ebenso wie bei den Produkten von ID mit Kontextintegration. Die Mitarbeitenden greifen aus dem CLINIXX® KIS direkt auf die Funktionen der d.velop healthcare Suite beziehungsweise von ID DIACOS®, ID EFIX® und ID MEDICS® zu. Sie müssen dazu nicht das System wechseln.
Digitalisierung ist ein fortwährender Prozess. Mit Best of Breed Installation in die Zukunft
Das nächste Projekt steht bereits in den Startlöchern: die Einführung des Patientenportals von PLANFOX, ebenfalls ein Unternehmen, das sich mit seiner Mitgliedschaft im UWS-Verband zu gelebter Interoperabilität bekennt. Das Patientenportal soll an die d.velop healthcare suite angebunden werden, um Inhalte, die von Patienten hochgeladen wurden, zu archivieren und andererseits freigegebene Dokumente aus der d.velop healthcare suite an den Patienten weiterzugeben.
Auch die individuelle, bestehende Lösung der Urologischen Klinik München-Planegg werden stetig weiter optimiert. Zum Beispiel will SIEDA in 2025 Daten zur Weiterverarbeitung für die INEK-Meldung an CLINIXX® KIS liefern. In einem nächsten Schritt sollen Personalkennzahlen aus CLINIXX® zu Steuerungszwecken in die Dienstplanung importieren werden. Das Beispiel zeigt sehr anschaulich, dass auch durch das Zusammenspiel von Systemen, die sich auf Medizin und Pflege fokussieren, mit denen, die der Verwaltung dienen, Mehrwerte im Sinne von Arbeitsentlastung und Organisation generiert werden können. Leppin ergänzt: „Wir arbeiten gerne eng mit unseren IT-Anbietern zusammen, denn nur so können Lösungen besser werden. So wirken wir als Pilotkunde bei der SIEDA-Neuentwicklung des Moduls für „Selbstplanung“ mit.“
Folgende Verbandsmitglieder sind dabei:
- AMC: KIS CLINIXX® (seit 2009)
- medatixx: MVZ-Lösung x.vianova (seit 2009)
- ID:
ID DIACOS® & ID EFIX® (seit 2001)
ID MEDICS® (seit 2023) - apenio: apenio® (seit 2023)
- SIEDA: OC:Planner (seit 2022)
- d.velop: d.velop healthcare suite (seit 2023)
- PLANFOX I Xitaso: careMe.hub Patientenportal (ab 2025)
Kontakt
Urologische Klinik München-Planegg
Ansprechpartner:
Silke Leppin Verwaltungsleitung, Prokuristin
Arthur Rehak IT-Leitung
Telefon: +49 (0) 89 85693-0
E-Mail: verwaltung@ukmp.de
Internet: www.ukmp.de
